Świadcząc usługi i to nie tylko z zakresu prawa IT, niestety coraz częściej zdarza się, że firmy szukają sposobu na odzyskanie niezapłaconych, zaległych faktur. W tym artykule sprawdzimy, co zrobić z niezapłaconą fakturą i jak to działa, a także doradzimy, do kogo się zwrócić w przypadku niezapłaconych faktur i czy jest szansa na odzyskanie należności. Z tego artykułu dowiesz się wszystkiego na temat: windykacji faktur, niezapłacenia faktury, niezapłacenia faktury przestępstwem, wezwania przedprocesowego za niezapłacone faktury.
Co oznacza zaległa faktura?
zaległa faktura oznacza, że klient (Twój dłużnik) nie zapłacił wystawionej faktury w terminie wskazanym jako termin płatności. Od następnego dnia zalega ze spłatą zobowiązania pieniężnego. Ma to dla Ciebie następujące skutki prawne:
- Powstanie prawa do odsetek za zwłokę:od następnego dnia po terminie wymagalności możesz żądać od dłużnika odsetek ustawowych. Jeśli w umowie lub w ogólnych warunkach handlowych zgodziłeś się na wyższe oprocentowanie lub karę umowną, masz prawo je również zastosować.
- Możliwość zastosowania kosztów związanych z odzyskiem:zgodnie z prawem handlowym masz prawo żądać zryczałtowanej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności (minimum 40 EUR w stosunkach handlowych).
- Przypomnienia i działania prawne:polecamy zacząć od pisemnego wezwania (przypomnienia) o zapłatę, w którym uprzedzisz dłużnika o zwłoce, naliczaniu odsetek i dalszym postępowaniu w przypadku braku płatności (np. złożenie pozwu lub przekazanie sprawy do windykacji).
- Ryzyko dla pożyczkobiorcy:jeżeli dłużnik nie zapłaci faktury nawet po upomnieniu, możesz przystąpić do egzekucji sądowej. Po uzyskaniu tytułu egzekucyjnego (wyroku, nakazu zapłaty) można przystąpić do egzekucji z jego majątku.
Z prawnego punktu widzenia ważne jest zatem, abyś aktywnie zajął się każdą zaległą fakturą i nie pozostawił dłużnika bez odpowiedzi. Długoterminowy brak płatności osłabia Twoją pozycję i zmniejsza szansę na pomyślne wyzdrowienie.
Dlaczego klienci nie płacą faktur w terminie?
Opóźnienia w regulowaniu faktur to problem, z którym boryka się większość przedsiębiorców. Przyczyny są nie tylko finansowe, często jest to kombinacja czynników prawnych, księgowych i psychologicznych. Niektórzy klienci celowo wydłużają termin spłaty, inni mają problemy z płynnością finansową lub po prostu odkładają płatność na później, nie czując konsekwencji.
Aspekty prawne i biznesowe
- Zamierzone przedłużenie terminu zapadalności:niektórzy klienci wykorzystują opóźnienia w płatnościach jako formę „nieoficjalnego kredytu”, czyli jak najdłuższego trzymania gotówki.
- Spory dotyczące jakości lub zawartości dostawy:Klient wstrzymuje się z zapłatą ze względu na sprzeciw co do zakresu lub jakości spełnionego świadczenia.
- Niejasne warunki:jeżeli termin płatności lub warunki fakturowania nie zostaną jasno uzgodnione, klient może zapłacić z opóźnieniem pod pretekstem wprowadzenia w błąd.
- Słabe sankcje:jeśli dostawca nie nalicza odsetek lub kar za zwłokę, klient nie odczuwa presji terminowej zapłaty.
Aspekty księgowe i finansowe
- Problem z przepływem środków pieniężnych:klient nie posiada wystarczających środków na koncie w wymaganym terminie, dlatego odkłada płatność według własnych możliwości. Dzieje się tak, gdy Twój klient ma niezapłacone faktury od swoich klientów.
- Złe zarządzanie finansami:faktury „gubią się” w zawiłej administracji lub firma nie posiada systemu śledzenia zobowiązań.
- Priorytetyzacja płatności:klient płaci w pierwszej kolejności ważniejsze dla niego zobowiązania (np. płace, czynsze, podatki państwowe), a dostawca pozostaje na dole drabiny.
- Uzależnienie od innych płatności:klient czeka na zapłatę od swoich klientów przed zapłaceniem faktury.
Aspekty psychologiczne
- Kunktatorstwo:nawet jeśli mają pieniądze, zwlekają z płatnościami, bo „poczekają”.
- Niska dyscyplina:nieprzestrzeganie zasad i brak poszanowania zobowiązań.
- Poczucie bezkarności:jeśli do tej pory nie zostali ukarani, uformowali wzór zachowania, zgodnie z którym nic się nie stanie, jeśli zapłacą później.
- Dystans psychologiczny:dostawca to „tylko faktura na papierze”, a nie rzeczywista osoba lub związek, który należy wycenić.
- Naprężenia i płatność:menedżerowie lub przedsiębiorcy mogą znajdować się pod taką presją, że zadania administracyjne (takie jak płacenie faktur) są odkładane lub zaniedbywane.
Klienci nie płacą faktur w terminie z powodów strategicznych (celowe wstrzymywanie pieniędzy), braków organizacyjnych (złe zarządzanie finansami) i czynników psychologicznych (prokrastynacja, poczucie bezkarności). Skuteczne rozwiązanie ma zatem często charakter wielodyscyplinarny: jasne umowy i sankcje, skuteczny system kontroli i przypomnień oraz budowanie relacji z klientem, w której płatności wiążą się z zaufaniem i szacunkiem.
Co zrobić gdy klient nie płaci faktury
Niezapłacona faktura może przysporzyć przedsiębiorcy poważnych problemów z płynnością finansową, a często także z zaufaniem do partnerów biznesowych. Jeśli przypomnienia lub ugoda nie pomogą, przychodzi czas na podjęcie działań prawnych. W takiej sytuacji prawnik systematycznie przechodzi od wezwania przedprocesowego, poprzez propozycję wydania nakazu zapłaty, aż do egzekucji.
1. Analiza roszczenia
Prawnik najpierw sprawdzi:
- czy faktura została wystawiona prawidłowo i prawidłowo dostarczona,
- czy roszczenie jest bezsporne (np. nie istnieją żadne reklamacje, zastrzeżenia co do wykonania),
- jaka jest wysokość zadłużenia wraz z odsetkami i karami,
- jakie są możliwości szybkiego zastosowania (czy jest to relacja handlowa, relacja konsumencka itp.).
2. Wezwanie przedprocesowe
- Prawnik wyśle oficjalne wezwanie przedprocesowe (tzw. przypomnienie przedprocesowe) z wyraźnym ostrzeżeniem o możliwym postępowaniu sądowym.
- Obejmuje ona: kwotę zadłużenia, odsetki, karę umowną, koszty zastępstwa procesowego, ostateczny termin płatności.
- Często sam podpis prawnika zwiększy wagę i zmotywuje dłużnika do zapłaty.
3. Poddanie się sądowi
Jeżeli dłużnik nie odpowiada:
- Adwokat przygotowuje propozycję wydania nakazu zapłaty (Kodeks postępowania cywilnego, § 265 i nast.). Na jego podstawie sąd wydaje nakaz zapłaty, który zobowiązuje dłużnika do zapłaty. Jeżeli dłużnik w terminie 15 dni nie złoży apelacji, nakaz zapłaty staje się ważny i wykonalny.
- Jeżeli dłużnik złoży sprzeciw, postępowanie toczy się dalej jak klasyczna sprawa sądowa, gdzie prawnik reprezentuje wierzyciela i przedstawia dowody (umowy, faktury, korespondencja).
4. Postępowanie egzekucyjne
Jeżeli wyrok/nakaz zapłaty jest prawomocny, a dłużnik nadal nie płaci, prawnik składa wniosek o wykonanie (Przepisy wykonawcze, ustawa nr 233/1995 Dz.U.). Wykonawca może:
- zablokować konto,
- odliczyć część wynagrodzenia,
- sprzedać majątek dłużnika (ruchomy lub nieruchomy).
5. Trasy alternatywne
W niektórych przypadkach prawnicy korzystają również z:
- Postępowanie upadłościowe: jeżeli dłużnik jest niewypłacalny (art. 11 i nast. ustawy o upadłości i restrukturyzacji).
- Cesja wierzytelności (cesja): sprzedaż wierzytelności firmie windykacyjnej.
- Umowa pozasądowa: uzgodnienie harmonogramu płatności pod okiem prawnika.
Gdy wewnętrzne ponaglenia nie działają, rozpoczyna się proces prawny: wezwanie przedprocesowe → nakaz zapłaty/pozew → egzekucja. Celem jest wywarcie presji na dłużniku, a jednocześnie zapewnienie, że Twoje roszczenie jest zgodne z prawem i wykonalne.
Jakie masz prawa w przypadku niezapłaconej faktury?
Niezapłacona faktura otwiera przed Tobą kilka możliwości, począwszy od odsetek za zwłokę, poprzez karę umowną i koszty ryczałtowe, aż po pozew i egzekucję. Im szybciej zaczniesz dochodzić swoich praw, tym większa szansa na odzyskanie roszczenia. Jeżeli Klient nie zapłaci faktury w terminie, popada w zwłokę (§ 517 par. 1 Kodeksu Cywilnego). Od tego momentu wierzycielowi (czyli Tobie) przysługuje kilka praw:
Prawo do zapłaty kapitału
- Podstawowym prawem jest żądanie zapłaty należności, czyli kwoty głównej.
- Jeżeli dłużnik nie wywiąże się należycie i terminowo ze swojego zobowiązania pieniężnego, masz prawo dochodzić go na drodze sądowej (art. 517 par. 1 kodeksu postępowania cywilnego).
Odsetki za zwłokę
- Dłużnik jest obowiązany zapłacić odsetki za zwłokę od następnego dnia po terminie wymagalności (§ 517 par. 2 kpc).
- Wysokość odsetek za zwłokę reguluje rozporządzenie rządu Republiki Słowackiej nr. 87/1995 Sb., która ustala stopę procentową równą podstawowej stopie procentowej EBC + 5 punktów procentowych (o ile nie uzgodniono inaczej).
Kara umowna
- Jeżeli posiadasz karę umowną przewidzianą w umowie lub w ogólnych warunkach handlowych, możesz ją zastosować (§ 544 i § 545 Kodeksu Cywilnego).
- Jest to dobrowolnie uzgodniony mechanizm karny, który może stanowić dodatek do odsetek za zwłokę.
Koszty związane ze zgłoszeniem roszczenia
- W stosunkach handlowych (między przedsiębiorcami) zgodnie z § 369c Kodeksu handlowego masz prawo żądać zryczałtowanego zwrotu kosztów w wysokości co najmniej 40 €.
- Roszczenie to powstaje automatycznie w przypadku opóźnienia w zapłacie pieniężnej.
Pozasądowe rozstrzyganie sporów– przypomnienie
Praktycznym pierwszym krokiem jest wysłanie pisemnego upomnienia (wezwania przed rozprawą). Służy to jako dowód w przypadku przyszłego postępowania sądowego, a jednocześnie daje dłużnikowi ostatnią szansę na dobrowolne poddanie się.
Egzekucja sądowa
- Jeżeli dłużnik nie odpowie, możesz złożyć wniosek o wydanie nakazu zapłaty (art. 265 i nast. kpc).
- Nakaz zapłaty to szybki sposób, w jaki sąd może zobowiązać dłużnika do spłaty zadłużenia. Jeżeli dłużnik nie złoży apelacji, nakaz zapłaty staje się prawomocny i wykonalny.
Wykonanie
- Jeżeli dłużnik nie zapłaci nawet po wydaniu ostatecznej decyzji przez sąd, następuje postępowanie egzekucyjne zgodnie z tytułem egzekucyjnym (ustawa nr 233/1995 Dz.U.).
- Wykonawca może zająć konto, wynagrodzenie lub majątek dłużnika.
Różnica jeśli firma (sro) nie zapłaci Twojej faktury vs przedsiębiorca vs osoba fizyczna niebędąca przedsiębiorcą
Nie jest dłużnikiem jako dłużnik. Inne zasady obowiązują w przypadku, gdy nie płacisz od firmy handlowej, inne w przypadku osoby prowadzącej działalność na własny rachunek, a inaczej w przypadku zwykłej osoby fizycznej – niebędącej przedsiębiorcą. Różnice polegają na regulacjach prawnych, sankcjach i możliwościach realnej windykacji długów. Znajomość tych różnic jest kluczowa, aby móc wybrać właściwy kierunek działania i zwiększyć szanse na sukces.
Jeśli firma (s. r. o.) nie płaci
- Podstawa prawna:co do zasady jest to stosunek handlowy (Kodeks Handlowy).
- Twoje prawa:
- odsetki za zwłokę (§ 369 ObchZ),
- zryczałtowany zwrot kosztów 40 € (§ 369c ObchZ),
- kara umowna, jeżeli została uzgodniona.
- Ryzyko jest takie, że za swój majątek odpowiada tylko spółka, wspólnicy nie (z wyjątkiem wyjątków, np. w przypadku udowodnienia działań sprzecznych z prawem). Jeżeli firma jest niewypłacalna, prawdziwym problemem może być jej odzyskanie.
- Opcja przesłuchania:w przypadku długotrwałej niewypłacalności możesz złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości.
Jeśli przedsiębiorca nie zapłaci (SZČO)
- Podstawa prawna: także stosunki handlowe, jeżeli mają one charakter biznesowy.
- Twoje prawa:tak samo jak w przypadku s. R. z o.o.: odsetki, ryczałt 40 €, kara umowna.
- Jeśli osoba pracująca na własny rachunek nie zapłaci Twojej faktury, oznacza to, że poręcza za cały swój majątek osobisty (§ 15 ObchZ), czyli także majątek prywatny (dom, samochód, konto). Zwiększa to szanse na pomyślne wyleczenie przeciwko s. R. z oo, gdzie odpowiedzialność ponosi wyłącznie firma.
- Możliwośćupadłość/minimalna upadłość: jeżeli przedsiębiorca znajduje się w stanie upadłości, można złożyć wniosek o jego osobistą upadłość.
Jeżeli nie płaci osoba fizyczna - niebędąca przedsiębiorcą
- Podstawa prawna:stosunek ocenia się według Kodeksu Cywilnego, a nie Kodeksu Handlowego.
- Twoje prawa:
- odsetki za zwłokę (§ 517 par. 2 k.c.),
- kara umowna, jeśli została wcześniej uzgodniona,
- naprawienie szkody, jeśli została poniesiona.
- Różnica od przedsiębiorcy:w tym przypadku nie przysługuje Ci zryczałtowane odszkodowanie w wysokości 40 €, ponieważ jest to wyłącznie stosunek cywilny.
Jak zapobiec zaleganiu z fakturami?
- Jasno skonstruowane kontrakty:precyzyjnie określony termin wymagalności, kary, odsetki za zwłokę. Dobrze jeśli masz umowy z prawnikiem, chętnie Ci w tym pomożemy, abyś mógł w przyszłości lepiej egzekwować swoje prawa, nie tylko w przypadku niezapłaconych faktur.
- Cechowanie
- Zaliczka/zaliczka: przynajmniej część ceny płatnej z góry.
- Krótkie terminy zapadalności:7-14 dni zamiast 30+.
- Automatyczne przypomnienia:systemy księgowe lub oprogramowanie przypominające płatności. Automatyzacja księgowości to już dziś standardowa usługa.
- Weryfikacja zdolności kredytowej klienta:weryfikacja dyscypliny płatniczej przed współpracą.
- Instytuty bezpieczeństwa:poręczenie, zastaw, akt notarialny z bezpośrednią wykonalnością.
Odzyskiwanie faktur na drodze sądowej
Jeżeli regularne upomnienia lub wezwania przedprocesowe nie pomogły, kolejnym krokiem jest dochodzenie roszczenia na drodze sądowej. Na czym polega ten proces w prostocie, jakie są opcje, ile czasu zajmuje i ile kosztuje:
Ile to kosztuje
- Opłata sądowa:przy składaniu wniosku o wydanie nakazu zapłaty lub pozwu jest to najczęściej 6% wartości pozwanej kwoty, ale co najmniej 16,50 euro.
- Koszty reprezentacji prawnej:zależą one od wartości sporu i wynagrodzenia taryfowego prawnika zgodnie z dekretem nr. 655/2004 Zb. W wielu przypadkach sąd może je uznać i zobowiązać dłużnika do ich zadośćuczynienia. Oznacza to, że w przypadku wygranej w sądzie koszty adwokata pokrywa strona, która przegrała (dłużnik).
- Inne koszty:jeśli chodzi o egzekucję, należy uwzględnić wynagrodzenie wykonawcy, które również jest wypłacane preferencyjnie z odzyskanej kwoty.
Ile czasu to zajmie
- Polecenie zapłaty:jeżeli roszczenie jest bezsporne i należycie udowodnione, sąd może w ciągu kilku tygodni wydać nakaz zapłaty.
- Sprzeciw dłużnika:jeżeli dłużnik złoży sprzeciw, postępowanie toczy się dalej w formie klasycznego sporu, który może trwać od miesięcy do lat, w zależności od obciążenia sądu i stanu dowodowego.
- Wykonanie:po uzyskaniu prawomocnego orzeczenia można złożyć wniosek o wykonanie; sam kurs uzależniony jest od sytuacji finansowej pożyczkobiorcy.
Jakie są szanse na wyzdrowienie
- Jeżeli dłużnik posiada wystarczający majątek lub dochody, szansa na pomyślne odzyskanie należności jest duża.
- Jeżeli jednak dłużnik jest niewypłacalny lub upadły, nawet prawomocna decyzja może okazać się niewykonalna. W takiej sytuacji czasem warto rozważyć postępowanie upadłościowe lub scedować wierzytelność na firmę windykacyjną.
- Co ważne, zwycięskiemu wierzycielowi z reguły przysługuje także odszkodowanie za koszty postępowania, zatem część kosztów zostanie Ci zwrócona.
Egzekwowanie prawa jest skutecznym narzędziem, należy jednak wziąć pod uwagę czas i koszty. Z naszej praktyki wynika jednak, że samo złożenie pozwu lub doręczenie nakazu zapłaty często motywuje dłużnika do zapłaty, aby uniknąć egzekucji lub innych komplikacji.
Postępowanie cywilne a gospodarcze
Nie każda zaległa faktura jest traktowana jednakowo. O ile w stosunkach pomiędzy przedsiębiorcami obowiązują bardziej rygorystyczne przepisy prawa handlowego z możliwością zastosowania ryczałtu kosztów czy kar umownych, o tyle w stosunkach cywilnoprawnych (np. ze zwykłymi konsumentami) możliwości wierzyciela są węższe. Różnica pomiędzy postępowaniem cywilnym a gospodarczym ma zatem zasadniczy wpływ na to, jakie możesz dochodzić roszczeń i jakie są Twoje realne szanse na odzyskanie długu.
Postępowanie cywilne
Stosuje się go, jeśli:
- wierzycielem lub dłużnikiem jest osoba fizyczna – niebędąca przedsiębiorcą,
- stosunek nie powstał w ramach działalności gospodarczej (np. sprzedaż rzeczy pomiędzy dwoma obywatelami, świadczenie usługi na rzecz osoby niebędącej przedsiębiorcą).
Podstawa prawna: Kodeks cywilny (w szczególności § 517 – zwłoka dłużnika). Opcje pożyczkodawcy:
- prawo do spłaty kapitału,
- odsetki za zwłokę zgodnie z rozporządzeniem rządowym (stopa podstawowa EBC + 5 p.b.),
- naprawienie szkody, jeżeli została poniesiona,
- kara umowna, jeżeli została uzgodniona.
Postępowanie gospodarcze
Stosuje się go, jeśli:
- to relacja pomiędzy przedsiębiorcami (firma – spółka, firma – osoba prowadząca działalność na własny rachunek),
- obowiązek powstał w toku prowadzonej działalności gospodarczej.
Podstawa prawna: Kodeks Handlowy (w szczególności § 369 i nast.). Opcje pożyczkodawcy:
- odsetki za zwłokę (automatyczne, bez dowodu szkody),
- zryczałtowany zwrot kosztów w wysokości 40 € za każdą zaległą fakturę (§ 369c Kodeksu Handlowego),
- kara umowna, jeżeli została uzgodniona,
- wniosek sądowy poprzez wniosek o wydanie nakazu zapłaty.
- prawo zapewnia wierzycielowi silniejszą ochronę niż w stosunkach cywilnoprawnych.
Co najbardziej interesuje Cię w niezapłaconych fakturach – FAQ
Co zrobić, jeśli klient nie zapłaci faktury nawet po terminie?
Po upływie terminu dłużnik zalega z płatnością (odpowiednio § 517 OZ i § 365 ObchZ). W pierwszym kroku zalecamy wysłanie wezwania przedprocesowego. Jeżeli i to nie pomoże, istnieje możliwość złożenia wniosku o wydanie nakazu zapłaty, a następnie rozpoczęcia postępowania egzekucyjnego.
Czy mam prawo naliczyć odsetki za zwłokę i karę umowną?
Tak. Odsetki za zwłokę w płatnościach zgodnie z prawem przysługują bezpośrednio Tobie. Ich wysokość ustalana jest zgodnie z rozporządzeniem rządu nr. 87/1995 Zb. Kara umowna jest możliwa tylko w przypadku, gdy zostało to wcześniej uzgodnione w umowie lub w ogólnych warunkach handlowych.
Co z VATem w przypadku niezapłaconej faktury?
Klient, który złożył wniosek o odliczenie podatku VAT i nie zapłaci faktury w terminie 101 dni od upływu terminu płatności, jest zobowiązany do zwrotu tego podatku VAT. Dostawca zachowuje jednak obowiązek zapłaty podatku VAT w momencie wystawienia faktury, nawet jeśli Klient mu nie zapłacił. Zasada ta często powoduje problemy finansowe, zwłaszcza dla małych przedsiębiorców.
Czy mogę ubiegać się o zryczałtowany zwrot kosztów w wysokości 40 €?
Tylko w relacjach handlowych (czyli jeśli wystawiasz fakturę na firmę lub osobę prowadzącą działalność na własny rachunek). W stosunkach cywilnych, czyli jeśli wystawiasz fakturę zwykłej osobie fizycznej, nie masz takiego prawa.
Co w sytuacji, gdy pożyczkobiorca jest niewypłacalny lub upadły?
Jeżeli spółka (s. r. o.) jest w stanie upadłości, istnieje możliwość złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości. Istnieje możliwość ogłoszenia upadłości konsumenckiej dla przedsiębiorców i osób fizycznych. W praktyce jednak, jeśli dłużnik nie posiada majątku, nawet prawomocny wyrok może okazać się niewykonalny. W takich przypadkach czasami polecam rozważyć przeniesienie wierzytelności do firmy windykacyjnej.
Ile kosztuje odzyskanie faktury na drodze sądowej?
- opłata sądowa wynosi 6% wartości roszczenia (min. 16,50 €),
- koszty zastępstwa procesowego ustalane są zgodnie z rozporządzeniem o honorariach adwokackich,
- w przypadku powodzenia sporu dłużnik ma obowiązek zrekompensować Ci te koszty.
Ile czasu zajmuje prawne wyegzekwowanie faktury?
Nakaz zapłaty może zostać wydany w ciągu kilku tygodni. Jeżeli dłużnik broni się i złoży sprzeciw, postępowanie może trwać od kilku miesięcy do lat. Wykonanie po prawomocnym wyroku trwa indywidualnie, w zależności od sytuacji finansowej dłużnika.
Podsumowując
Niezapłacone faktury to nie tylko problem administracyjny, ale odpowiedzialność prawna, która ma jasne rozwiązania. Im szybciej podejmiesz działania, tym większa szansa na odzyskanie pieniędzy czy to w formie odsetek za zwłokę, kary umownej, nakazu wstępnego, czy też w drodze postępowania sądowego i egzekucyjnego. W Kancelarii LEXANTE możemy zapewnić Państwu kompleksową pomoc prawną, począwszy od sporządzenia i przesłania wezwania przedprocesowego, poprzez reprezentację przed sądem, aż po postępowanie egzekucyjne czy rozwiązanie upadłości dłużnika. Zadbamy o to, aby Twoje prawa były konsekwentnie egzekwowane i abyś miał jak największe szanse na skuteczne dochodzenie swoich roszczeń. Jeśli masz problem z niezapłaconą fakturą, nie wahaj się z nami skontaktować, w LEXANT pomożemy Ci znaleźć najszybszą i najskuteczniejszą drogę do odzyskania pieniędzy.
